7 Trucs et astuces pour la communication des autorités locales

Comment activer les citoyens à apporter leur aide ?

Les autorités locales ont la lourde tâche de gérer l’accueil des réfugiés ukrainiens. Give a Day, vous soutient dans cette gestion, notamment en termes de communication. Ensemble, nous allons unir nos forces et encadrer tous ceux qui veulent aider. Nous espérons que ces quelques ‘trucs & astuces’ vous seront utiles dans ce contexte particulier.

Conseil 1 : Engager la presse locale

Give a Day a envoyé un communiqué de presse national, qui a été repris par plusieurs médias. Cela a suscité l’enthousiasme et nous avons constaté un impact énorme sur la plateforme d'aide : en une semaine et demie, 30.000 visiteurs sont passés et plus de 4.000 nouveaux bénévoles se sont inscrits. Faites de même au niveau local : dans un communiqué de presse, vous pouvez lister les possibilités d'aide, c’est ce que les citoyens recherchent. Il est également important d’indiquer le bon lien vers votre plateforme d'aide locale : ainsi, les candidats bénévoles s’y retrouvent aisément.

En guise d’inspiration, voici ce qui a été publié : dans La Libre Belgique, dans L'Avenir ou encore dans 7 sur 7

Outre les possibilités de volontariat, vous pouvez également énumérer d'autres besoins et expliquer les actions que les citoyens peuvent entreprendre. Pour le contenu, n'hésitez pas à vous inspirer de notre page d'accueil.

Transmettez votre lien à mathieu@giveaday.be. Nous sommes en train de développer une carte avec toutes les informations par Commune. De cette façon, nous facilitons la recherche.

Conseil 4 : Organisez une soirée d'informations pour les bénévoles et les associations.

Virtuel - nous y sommes habitués maintenant - ou en présentiel : maintenant que beaucoup de gens ont envie de faire quelque chose, il peut être utile d'organiser une soirée d'informations. Une fois que votre Ville ou Village a une idée claire de ce qui est nécessaire et possible, cela peut créer une dynamique très efficace. Que pouvez-vous dire ?

Les volontaires veulent savoir quelles tâches ils peuvent assumer. Non seulement l'accueil, mais aussi l'accompagnement des familles à s'orienter dans le quartier, pour s'occuper des tâches administratives, pour servir d'interprète, pour prendre des rendez-vous ou même simplement pour les aider à trouver une activité de loisirs intéressante.

Les associations : comment peuvent-elles contribuer à l'organisation du travail bénévole, quelles tâches peuvent-elles prendre en charge en fonction de leurs compétences, comment peuvent-elles éventuellement intervenir comme point de collecte, etc.

Conseil 6 : publiez régulièrement un appel aux volontaires sur les médias sociaux.

Un message percutant sur les médias sociaux attire l'attention et incite les gens à s'inscrire comme bénévoles. Il est préférable de poster un nouvel appel non pas une seule fois, mais à intervalles réguliers.

Que pouvez-vous poster ?

• Faites un premier post informant que vous travaillez avec la plateforme et un appel aux citoyens à s'inscrire comme volontaires.
• Publiez régulièrement les différentes tâches concrètes pour lesquelles vous recherchez des volontaires ; veillez à inclure le lien vers l'annonce.
• Variez les types de tâches afin que de nombreuses personnes se sentent attirées et puissent contribuer.
• N'oubliez pas d'utiliser un visuel reconnaissable. Sur canva.com, vous trouverez de nombreux modèles adaptés que vous pourrez rapidement adapter.
• Si vous le souhaitez, vous pouvez exploiter les résultats des recherches en utilisant les hashtags #Ukraine #volontariat.
• N'hésitez pas à étiqueter également nos médias sociaux ou à demander à mathieu@giveaday.be de partager votre message pour une plus grande visibilité. Vous inspirerez également d'autres collectivités locales.

Conseil 7 : envoyez des SMS ou des e-mails à vos bénévoles via la plateforme.

Utilisez le gestionnaire de volontaires intégré pour communiquer avec eux et planifier leurs actions. Cela vous fera gagner beaucoup de temps.

Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez communiquer en masse avec vos volontaires par e-mail et par SMS. Commencez par importer vos volontaires existants (voir ci-dessus). Vous pourrez alors les tenir informés des nouvelles tâches et même leur demander de s'inscrire directement à votre planning.