Les remboursements de frais pour les volontaires
Pour rappel, l'engagement volontaire est un acte gratuit. Il n’est jamais rémunéré. Mais pour qu’il reste accessible à tous, le législateur a prévu la possibilité d’un défraiement, en respectant certains barèmes. Vous choisissez d'accorder ou non une compensation, un défraiement ou un remboursement. Il faut convenir des circonstances et des conditions dans lesquelles les remboursements sont autorisés.
Vous avez la possibilité de choisir entre un taux forfaitaire (avec des plafonds journaliers et annuels) et le remboursement des frais réels (sur base de pièces justificatives (facture, ticket de caisse, billet de train…), sans maximum).
Vous pouvez définir le type de remboursement par volontaire, dans Give a Day. Par ailleurs, sur votre profil, vous avez accès à toutes les infos utiles, notamment quant aux montants maximums légaux.
Attention, il est interdit de cumuler les deux modes au cours d'une même année fiscale. Un volontaire ne peut avoir qu'un seul régime. S'il est engagé dans 2 ou plusieurs associations dans lesquelles il est défrayé, il devra veiller à n'être défrayé que selon une seule méthode. CONSEIL : lors de la réunion préliminaire, demandez au volontaire s'il reçoit déjà une compensation ailleurs. Et créez un tag sur son profil pour le bon suivi.
Sur la plateforme, vous bénéficiez d'un outil de gestion de vos notes de frais (voir l'onglet Frais dans les fonctionnalités). le volontaire et l'association peuvent créer une note de frais. Il faudra la valider, pour qu'elle puisse être valablement enregistrée et traitée.
Veillez à toujours créer les notes de frais dans le système, de sorte que le volontaire conserve également une vue d'ensemble personnelle. Faites-le une fois par trimestre, par semestre ou par mois. Au rythme qui vous convient le mieux.
Questions spécifiques:
Offrir un cadeau à ses volontaires ?
Dans le respect des critères définis à l’article 19 (§ 2, 14°) de l'arrêté royal du 28 novembre 1969, par exemple:
- Noël, Saint-Nicolas ou Nouvel An : max. 40€/volontaire + 40€/enfant à sa charge (par an)
- Distinction honorifique (officielle ou civile) : max. 105€/volontaire
- Retraite : 40€/année de service complète (min. 120€ et max. 1000€)
- Mariage, cohabitation légale : max. 245€/volontaire
Signer ou ne pas signer ?
La signature des notes de frais n'est pas obligatoire actuellement (zone grise dans la législation).
Veillez à tenir une liste nominative pour l'inspection : résumé de toutes les dépenses : Nom, montant réel ou forfaitaire, numéro de registre national, montant (total), montant (par jour) + date. En utilisant le module "Notes de frais", vous êtes certaine de rester en ordre... Il vous suffira d'exporter le tableau + les PDF comme preuves.
Nous vous conseillons de les signer si : 1) Note de frais comme preuve officielle dans les comptes OU 2) Déclaration sur l'honneur OU 3) Paiement en espèces au lieu d'un virement bancaire.