Give a Day pour les bénévoles:
Ça fontionne comment?
Vous trouverez ici la marche à suivre, étape par étape, pour commencer à vous engager grâce à Give a Day. Toutes vos activités de bénévolat pour les différentes associations au sein desquelles vous êtes actif·ve sont regroupées en un seul endroit. De votre inscription en tant que candidat bénévole à la gestion de vos dépenses, en passant par les formalités administratives nécessaires et la planification.
Toujours en ordre. Toujours sûr. Toujours un impact.
Vous avez changé d'adresse, d'e-mail ou de numéro de téléphone ? Vous pouvez les mettre facilement à jour dans votre profil et vos données seront automatiquement mises à jour auprès des associations dans lesquelles vous vous impliquez. Pratique, non ?
Et ah oui ! Vous pouvez également aider vos voisins ou soumettre vous-même une demande d'aide à des voisins aidants.
Les 10 étapes suivantes vous permettront de mieux connaître la plateforme:
- Vous n'êtes pas encore inscrit·e? Commencez par l'étape 1a.
- Vous avez été enregistré·e par une association? Commencez par l'étape 1b.
- Vous vous êtes déjà connecté mais vous avez oublié votre mot de passe ? Passez à l'étape 1c.
Remarque ! Lorsque vous vous inscrivez, votre profil est public et peut être trouvé par les associations. Elles ne peuvent pas voir vos données personnelles, mais peuvent toute fois vous trouver dans la base de données des bénévoles potentiels et vous contacter par l'intermédiaire de la plateforme. Consultez l'étape 10 pour savoir comment rendre votre profil privé afin que seules les associations avec lesquelles vous collaborez puissent vous contacter.
Remarque ! Une asbl a toujours le droit de gérer vos données dans un CRM tel que Give a Day. Quand vous êtes inscrit sur le site par une association, votre profil est configuré par défaut comme étant privé. Personne d'autre ne peut vous contacter en dehors de cette association-là. Si vous êtes cependant à la recherche d'autres opportunités de bénévolat et souhaitez laisser à d'autres associations la possibilité de vous contacter, modifiez alors votre profil sur "public" en vous référrant à l'étape 10.
Pour info! Le lien contenu dans l'email pour réinitialiser le mot de passe expire au bout de 15 minutes. Si vous arrivez trop tard, pas de soucis, il suffit de recommencer l'opération depuis le début.
Pour info! Seules les associations pour lesquelles vous vous portez activement bénévole ont accès à vos données personnelles et peuvent vous aider à les mettre à jour. Lorsque vous répondez à une annonce, l'association verra vos coordonnées afin de pouvoir prendre contact avec vous.
Pour info! Si l'association met du temps à répondre, passez à l'étape 3b, vous pourrez lui envoyer un message directement via son profil ou trouver un n° de téléphone pour appeler.
Pour info! Si l'association met du temps à répondre, référrez-vous à son profil pour trouver un n° de téléphone et appeler.
Pour info! Le·la voisin·e concerné·e recevra votre message et pourra vous contacter par email ou par téléphone. La création d'une demande d'aide pour vous-même, un membre de votre famille ou un voisin peut être réalisée en vous référrant à l'étape 3e.
Pour info! Vous pouvez toujours gérer toutes vos inscriptions ou vous désinscrire d'un événement vis l'étape 6.
À retenir! Lorsqu'un·e voisin·e s'inscrit, appelez-le·la pour convenir d'un moment. Vous recevez par email la notification du matching avec le n° de téléphone du·de la voisin·e. Vous pouvez aussi le retrouver dans le menu latéral à "Aide entre voisins", deuxième onglet "Afficher tous les matchings". Un mois après la première rencontre vous recevrez par email un formulaire d'évaluation. Vous indiquerez si le matching s'est bien passé ou pas, s'il a continué ou pas. Vous pouvez également adapter cela dans le deuxième onglet du menu latéral "Aide entre voisins", "Afficher tous les matchings", cliquer dans le petit carré devant, "Choisir une action" dans le menu déroulant et sélectionner le statut qui convient.
Important! Assurez-vous d'être à jour dans votre gestion administrative. Le compteur doit être à zéro sur chaque bloc, vous savez alors que vous êtes à jour et qu'il n'y a pour l'instant plus de tâches à compléter.
Pour info! S'il manque dans cette liste l'une ou l'autre association dans laquelle vous êtes actif·ve bénévolement, prenez contact avec elle(s) et demandez à être ajouté·e à leur liste de bénévoles.
Se désinscrire? Si vous n'êtes plus disponible pour une tâche ou une formation à laquelle vous vous étiez inscrit·e, vous pouvez annuler votre inscription. Via l'onglet "Inscriptions", vous cochez devant la tâche concernée et choisissez dans le menu déroulant l'action "Désinscription" ou via le premier onglet "Liste", sélectionnez "Non". L'association en sera automatiquement informée et pourra chercher un·e remplaçant·e. Si cette association utilise le calendrier pour générer des notes de frais pensez à vérifier vos jours réels dans le passé pour vous assurer que les dates correspondent à des jours où vous avez effectivement aidé.
Qu'est-ce qu'un remboursement forfaitaire?
L'indemnité forfaitaire ordinaire permet de rembourser des frais des bénévoles sans devoir apporter de pièces justificatives. On ne peut pas dépasser certains montants maximum par jour et/ou par an. Cette indemnité peut être combinée avec le remboursement des frais de transport. Par exemple, une indemnité kilométrique de 2000 km / an, sauf pour un·e bénévole actif·ve dans le transport.
Qu'est-ce que l'allocation réelle?
L'indeminté de frais réels permet de rembourser aux bénévoles les frais réellement encourus. Cela nécessite des pièces justificatives telles que des reçus et un descriptif des déplacements.
Attention! En tant que bénévole vous ne pouvez pas combiner l'indeminté réelle et l'indemnité forfaitaire.
Il faut rester cohérent: vous ne pouvez pas apporter de justificatifs via une indemnité réelle dans une association et être remboursé sur base forfaitaire dans une autre. Au cours d'un même exercice fiscal, vous devez opter pour un seul système. Cette question est disctincte de celle d'achats pour votre association que vous devez avancer, par exemple. Dans ce cas vous devez toujours acheter sur facture au nom de votre association. Cela peut être enregistré dans la comptabilité et ne doit pas se faire par le biais d'une note de frais!
L'obligation de fournir des informations
Toute association qui emploie des bénévoles (facultatif pour les associations de fait) est tenue, en vertu de la loi de 2005 sur les bénévoles, de vous fournir certaines informations au départ. Cela peut se faire oralement. Mais l'asbl a la charge de prouver qu'elle vous les a communiquées. C'est pourquoi la plupart des associations proposent une note d'information ou un accord de volontariat, document qui est à signer.
L'obligation de l'assurance
Toute association qui emploie des bénévoles est tenue de les assurer (facultatif pour les associations de fait). La responsabilité civile pour bénévole est un minimum. Elle peut être complétée par: une assurance accidents corporels, une assistance juridique, une assurance pour le matériel, le véhicule, ...
Déclaration de confidentialité
Depuis 2018 la réglementation GDPR est entrée en vigueur. L'association est obligée de vous faire signer une déclaration de confidentialité car elle traite vos données à caractère personnel sur papier ou numériquement.
Que contient la note d'information ou l'accord de volontariat?
Souvent, le devoir d'information et la déclaration de confidentialité sont regroupés en un seul document que vous signez une fois. Les associations peuvent implémenter le système proposé dans Give a Day leur permettant de pré-créer un modèle d'accord qui peut ensuite être complété et adapté automatiquement. Ce modèle contient les informations suivantes:
- les coordonnées du bénévole
- les coordonnées de l'association
- l'objectif de l'association
- la structure de l'association (asbl, administration locale,...)
- le devoir de discrétion et, le cas échéant, le devoir de confidentialité
- le système de remboursement des frais ou l'absence de remboursement des frais (choix de l'organisation)
- les assurances souscrites pour le bénévole
- accord et lien vers la déclaration de confidentialité (en ligne par exemple)
La signature peut alors être effectuée par sms ou de manière traditionnelle; télécharger le document, l'imprimer, le signer manuellement, le scanner et le renvoyer.
À noter! Apparaissent uniquement les relevés de la dernière année. Vous pouvez retrouver des relevés plus anciens en définissant une date antérieure en haut du tableau.