Comment fonctionne Give a Day pour l'administrateur d'une plateforme

Vous trouverez ici différentes étapes et informations sur la manière de démarrer avec Give a Day en tant qu'administrateur (admin) de "votre" plateforme. Vous êtes la référence de la politique coordonnée du bénévolat, la plateforme vous offre, en tant que coordinateur des bénévoles, de nombreux outils pour vous aider et vous soutenir dans votre démarche. En effet, la plateforme est un outil qui vous permet de contrôler et de diriger la politique de volontariat de votre Commune ou de votre organisation de manière bien organisée.

Vous n'avez pas trouvé ce que vous cherchiez ? N'hésitez pas à contacter votre gestionnaire de compte personnel chez Give a Day ou à soumettre votre question via info@giveaday.be

NOUVEAU !

Notre système de tableaux est actuellement en cours de révision. Nous le rendons plus convivial pour vous et vous donnons plus d'options pour l'adapter à votre propre façon de travailler. Découvrez dans la vidéo ci-dessous ce qui change exactement et comment vous pouvez commencer. Au cours de l'été 2024, l'ensemble de cette page d'aide sera mise à jour pour refléter les nouveaux tableaux.

Astuce ! Si vous souhaitez contacter uniquement vos volontaires non numériques par courrier, filtrez la colonne "numérique" sur "non" avant de générer les étiquettes. Les volontaires numériques peuvent recevoir un courrier électronique en filtrant la colonne "numérique" sur "oui", en sélectionnant tous les volontaires numériques et en choisissant l'action "envoyer un message".

Remarque ! Choisissez un nom unique pour votre organisation. Concrètement : ne choisissez pas un nom général comme "service de jeunesse", mais un nom plus concret : service de jeunesse d'Arlon, service de jeunesse de Bruxelles,... Après tout, il y a beaucoup de services de jeunesse différents actifs sur Give a Day, nous vous demandons donc d'utiliser un nom spécifique pour chaque organisation.

Pour info: La nouvelle association recevra automatiquement un e-mail pour qu'elle confirme son accord. Une fois la confirmation obtenue, vous aurez accès aux dossiers des volontaires, aux notes de frais, aux fichiers, aux annonces de bénévolat,... de cette nouvelle organisation-fille.

Pour info: Si vous constatez qu'un profil d'administrateur indique "jamais connecté", vérifiez si cette personne a toujours besoin d'un profil pour gérer une organisation ou renvoyez l'e-mail d'activation via "choisir une action".

Pour info: en suivant les étapes précédentes, vous n'avez fait que supprimer le lien entre l'organisation et l'administrateur. Le profil de l'administrateur sur Give a Day sera conservé. Vous souhaitezsupprimer définitivement un profil personnel de Give a Day ? Envoyez un e-mail à privacy@giveaday.be et indiquer l'adresse électronique du profil qui peut être définitivement supprimé.

En tant qu'administrateur de la plateforme, vous avez un aperçu de tous les volontaires qui se sont inscrits. Les organisations-filles gardent une vue d'ensemble des volontaires qui ont déjà répondu ou non à l'événement.

Astuces! Vous pouvez créer un QR code à partir du lien URL et le partager dans vos communications. Par exemple, si vous organisez un événement public et que vous utilisez des dépliants, des lettres, des affiches,... comme matériel de communication. Cela rendra l'inscription encore plus facile. Si vous avez besoin de matériel de communication hors ligne, consultez notre catalogue. onze catalogus

L'indemnité de volontariat que vous accordez en tant qu'organisation change-t-elle ? Vous pouvez toujours modifier le code budgétaire en sélectionnant le code budgétaire et en choisissant l'action "modifier le code budgétaire". Cliquez ensuite sur "OK" pour enregistrer les modifications.

Supprimer un code budgétaire ? Choisissez l'action "modifier le code budgétaire" et décochez la case "ce code budgétaire est actif". De cette manière, le code budgétaire ne peut plus être utilisé. Contactez ensuite Give a Day pour supprimer définitivement le code budgétaire.

Pour information. Comment décider de faire signer ou non une note de frais ? Dans certains cas, la signature est obligatoire, alors que dans d'autres, il n'est pas nécessaire de signer la note de frais.

Signature facultative

• Liste nominative des remboursements de frais lors d'une inspection. Dans ce cas, vous avez besoin d'un aperçu de toutes les notes de frais, indiquant le nom du volontaire, le type de remboursement (remboursement réel ou forfaitaire), le numéro de registre national, le montant total, le montant (par jour) et la date. Vous pouvez facilement extraire ces informations du module de remboursement de Give a Day. Il suffit d'exporter la liste des notes de frais vers Excel et de créer un fichier zip avec tous les PDF des notes de frais.

Signature obligatoire

• La facture de frais est une preuve de paiement pour la comptabilité. Dans ce cas, la signature du bénévole sur la note de frais est obligatoire.
• Facture de frais avec déclaration sur l'honneur. Le volontaire doit choisir, avant le début du volontariat, s'il souhaite être remboursé et par quel système. Au cours d'une année civile, le volontaire doit toujours être payé de la même manière. Par exemple, il n'est pas possible de rembourser un ticket de parking à un volontaire qui reçoit des frais forfaitaires. En tant qu'organisation, c'est difficile à contrôler et une déclaration sur l'honneur du volontaire est souvent utilisée. Cette déclaration sur l'honneur doit toujours être signée. Vous joignez d'habitude la déclaration sur l'honneur à la note de frais ? Dans ce cas, la signature de cette note de frais est obligatoire.
• Paiement de la note de frais en espèces. L'indemnité du volontaire est-elle payée en espèces plutôt que par virement bancaire (par exemple, pour les volontaires qui n'ont pas de compte bancaire) ? Dans ce cas, la signature de la note de frais est obligatoire pour le volontaire.

• Allez maintenant dans l'onglet "frais", "toutes les notes de frais dans ma structure organisationnelle".
• Filtrez les notes de frais avec le statut "traité"
• Cliquez sur le bouton d'exportation de votre logiciel comptable dans le coin supérieur droit. Vous envoyez cette exportation à la personne responsable du paiement, qui peut la lire dans le système comptable.
• Changez le statut des notes de frais sélectionnées de "traité" à "payé" via le bouton "choisir une action". (Ceci afin d'éviter les doubles paiements).

Lien automatique avec votre comptabilité ? Give a Day dispose d'un certain nombre d'intégrations pour établir un lien automatique avec la comptabilité (actuellement avec ARCO et (bientôt) Peppol). Une fois la note de frais approuvée, elle est automatiquement transmise à votre système comptable et la note de frais est prête à être payée. Vous avez des questions à ce sujet ? Contactez Give a Day, votre gestionnaire de compte ou info@giveaday.be

Dans l'élément "texte", vous pouvez utiliser des champs dynamiques. Ici, les informations sont remplies automatiquement au moment où vous les envoyez.

Lorsque le modèle est prêt, vous pouvez le sélectionner et télécharger un PDF via "choisir une action". Cela vous permet de voir à quoi ressemblera le document lorsqu'il sera envoyé.

Astuce ! Vous avez déjà créé un modèle et vous avez besoin d'un nouveau modèle similaire avec quelques modifications mineures ? Dans ce cas, choisissez de dupliquer un modèle existant rapidement et facilement. Sélectionnez le modèle et choisissez l'action "dupliquer". Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps.

Pour information : si vous cherchez de l'inspiration pour un accord de volontariat, nous incluons des exemples de documents via ce lien .

Lien automatique avec votre système de signature électronique ? Vous pouvez également opter pour un lien automatique entre Give a Day et votre système de signature numérique existant. Une fois que le volontaire a signé le document, Give a Day le transmet automatiquement à votre propre système de signature. Actuellement, cette option est déjà disponible pour e-signflow. Des questions à ce sujet ? Contactez Give a Day par l'intermédiaire de votre gestionnaire de compte ou info@giveaday.be

Astuce ! Vous êtes administrateur de la plateforme et vous souhaitez envoyer immédiatement des courriels à des groupes de volontaires issus de différentes (sous-)organisations ? Filtrez par organisation, sélectionnez tous ces volontaires, filtrez une autre organisation, sélectionnez également tous ces volontaires, ... jusqu'à ce que vous ayez tous les volontaires des organisations-filles que vous souhaitez contacter.

Lissez-vous inspirer! Ici, quelques exemples de pages créées par des Communes: Charleroi ou Chaudfontaine

Laissez-vous inspirer ! Vous trouverez des exemples de bannières à la demande. Elles augmentent la reconnaissance de votre page et le sentiment familier qu'ont les visiteurs d'être liés à leur administration locale.

Pour info: Votre organisation ne travaille qu'avec des factures et/ou des bons de commande, mais pas avec des paiements en ligne ? Dans ce cas, passez votre commande de crédits par l'intermédiaire de votre gestionnaire de compte chez Give a Day ou via info@giveaday.be

Remarque ! Un extrait du casier judiciaire ne peut pas être traité. Cela signifie de facto qu'après vérification, vous devez immédiatement détruire l'extrait ou le rendre. Si quelqu'un l'envoie par courrier, cela signifie qu'il doit être supprimé du courrier, des téléchargements et des éléments supprimés. S'il est remis sur papier, il doit être déchiqueté.

Pour éviter les erreurs, nous recommandons de demander au bénévole potentiel de montrer l'extrait de casier judiciaire lors de l'entretien d'introduction ou avant le début de la première activité.

Pour plus d'informations sur le moment où vous pouvez ou devez demander un extrait de casier judiciaire et sur la meilleure façon de procéder, prenez contact avec nous.

Pour info : Si vous souhaitez personnaliser davantage votre plateforme, vous pouvez également faire concevoir votre propre pied de page. Vous n'aurez plus le pied de page fixe de Give a Day au bas de la page, mais votre propre pied de page HTML avec votre propre contenu, comme les coordonnées de contact ou un plan du site. On trouve un exemple avec l'ULB.