Hoe Give a Day werkt voor de platformbeheerder
Hier vind je verschillende stappen en informatie over hoe je als platformbeheerder aan de slag kan met Give a Day. Als spilfiguur van het centraal en gecoördineerd vrijwilligersbeleid, voorziet het platform voor jou als vrijwilligerscoördinator heel wat zaken om je op weg te helpen en te ondersteunen. Het platform is immers een tool om jou op een overzichtelijke manier te helpen bij het opvolgen en aansturen van het vrijwilligersbeleid in jouw gemeente of organisatie.
Toch nog niet gevonden wat je zoekt? Contacteer zeker je persoonlijke accountmanager bij Give a Day of bezorg je vraag via info@giveaday.be
NEW!
Our table system is currently being redesigned. We're making it more user-friendly for you and giving you more options for adapting them to your own way of working. Find out in the video below what exactly is changing and how you can get started. During the summer of 2024, this entire help page will be updated to reflect the new tables.
Tip! Wil je enkel je niet-digitale vrijwilligers per post contacteren, filter dan eerst nog in de kolom ‘digitaal’ op ‘nee’, alvorens je etiketten genereert. De digitale vrijwilligers kan je een e-mail versturen via filteren op de kolom digitaal op ‘ja’, selecteer alle digitale vrijwilligers en kies als actie ‘verstuur bericht’
Let op! Kies voor een unieke naam voor de organisatie. Concreet: kies niet voor een algemene naam als ‘jeugddienst’, wel voor een concreter naam: jeugddienst Antwerpen, jeugddienst Wevelgem,… Er zijn immers heel wat verschillende jeugddiensten actief op Give a Day, dus vragen we voor elke organisatie een specifieke naam te gebruiken.
Ter info: De nieuwe organisatie krijgt automatisch een e-mail toegestuurd om de toevoeging aan de structuur te bevestigen. Zodra dit bevestigd is, heb je toegang tot de vrijwilligersadministratie, kostennota's, dossiers, vrijwilligersvacatures,… van deze nieuwe deelorganisatie.
Ter info: staat een profiel van een beheerder op 'nooit ingelogd', ga dan na of deze persoon nog een profiel nodig heeft om een organisatie mee te beheren of verstuur de activatie e-mail opnieuw via 'kies een actie'
Ter info: via de voorgaande stappen heb je enkel de link tussen de organisatie en de beheerder verwijderd. Het profiel van de beheerder op Give a Day blijft bestaan. Wil je een persoonlijk profiel definitief verwijderen van Give a Day? Stuur dan een e-mail naar privacy@giveaday.be en vermeld het e-mailadres van het profiel dat permanent verwijderd mag worden.
Als platformbeheerder heb je een overzicht van alle vrijwilligers die ingeschreven zijn. De deelorganisaties behouden het overzicht wie van hun vrijwilligers al wel of niet gereageerd hebben voor het event.
Tip! je kan op internet een QR-code aanmaken van de URL-link en deze delen in je communicatie. Als je bijvoorbeeld een publiek event organiseert en flyers, brieven, affiches,… als communicatiemateriaal gebruikt. Zo gaat het inschrijven nog vlotter. Offline communicatiemateriaal nodig? raadpleeg ook onze catalogus
Wijzigt de vrijwilligersvergoeding die jullie als organisatie toekennen? Je kan de budgetcode altijd wijzigen door de budgetcode te selecteren en te kiezen voor de actie ‘budgetcode bewerken’. Klik daarna op 'OK' om de wijzigingen op te slaan.
Een budgetcode terug verwijderen? Kies voor 'budgetcode bewerken' en vink het vakje 'deze budgetcode is actief' uit. Zo kan de budgetcode niet langer gebruikt worden. Contacteer vervolgens Give a Day om de budgetcode definitief te verwijderen.
Ter informatie. Hoe beslis je om een kostennota te laten ondertekenen of niet? In bepaalde gevallen is het ondertekenen verplicht, in andere gevallen is het niet noodzakelijk de kostennota te ondertekenen.
niet verplicht te ondertekenen
- Nominatieve lijst kostenvergoedingen bij inspectie. In dit geval heb je een overzicht van alle kostennota’s nodig met vermelding van naam van de vrijwilliger, het vergoedingstype ( een reële of forfaitaire vergoeding), het rijksregisternummer, het totaalbedrag, bedrag (per dag) en datum. Deze informatie kan je eenvoudig uit de kostenmodule van Give a Day halen. Exporteer gewoon de lijst van kostennota’s naar Excel en maak een zip-bestand met alle PDF’s van de kostennota’s.
verplicht te ondertekenen
- Kostennota als betalingsbewijs voor boekhouding. In dit geval is het wel verplicht om een handtekening van de vrijwilliger op de kostennota te hebben.
- Kostennota met verklaring op eer. Een vrijwilliger moet voor aanvang van het vrijwilligerswerk kiezen of er een terugbetaling volgt en via welk systeem. Binnen 1 kalenderjaar moet de vrijwilliger altijd op dezelfde manier uitbetaald worden. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om aan een vrijwilliger die forfaitaire onkostenvergoedingen ontvangt een parkingticket terug te betalen. Als organisatie is dit moeilijk te controleren en wordt vaak met een verklaring op eer van de vrijwilliger gewerkt. Deze verklaring op eer moet altijd ondertekend worden. Voeg je standaard aan de kostennota de verklaring op eer toe? In dit geval is een handtekening van deze kostennota verplicht.
- Kostennota betaling met cash geld. Wordt de vrijwilligersvergoeding uitbetaald met cash geld i.p.v. via bankoverschrijving (bijv. voor vrijwilligers die geen bankrekening hebben)? In dit geval moet de kostennota verplicht ondertekend worden door de vrijwilliger.
- Ga nu naar ‘kosten’, tabblad ‘alle kostennota’s in mijn organisatiestructuur’
- Filter de kostennota’s met de status ‘verwerkt’
- Klik rechtsboven op de exportknop van jouw boekhoudpakket. Deze export bezorg je aan de verantwoordelijke voor de uitbetaling, die deze kan inlezen in de boekhouding
- Wijzig de status van de geselecteerde kostennota’s van ‘verwerkt’ naar ‘betaald’ via de knop ‘kies een actie'. (dit om te vermijden dat er dubbele uitbetalingen zouden gebeuren)
Automatische koppeling met jouw boekhouding? Give a Day heeft beschikt over een aantal integraties om de koppeling met de boekhouding automatisch te laten verlopen (momenteel met ARCO en (binnenkort) Peppol). Zodra de kostennota is goedgekeurd, wordt deze dan automatisch doorgestuurd naar jullie boekhouding en is de kostennota klaar voor uitbetaling. Vragen hierover? Neem contact op met Give a Day jouw accountmanager of info@giveaday.be
In het tekstelement kan je met dynamische velden werken. Hier wordt informatie automatisch ingevuld, op het moment dat je deze verstuurt.
Als de template klaar is, kan je de template selecteren en via ‘kies een actie’ een PDF downloaden. Zo kan je zien hoe het document er uitziet als het verstuurd wordt.
Tip! Heb je al een template aangemaakt en heb je een gelijkaardige nieuwe template nodig met een paar kleine aanpassingen? Kies dan om snel en eenvoudig een bestaande template te dupliceren. Selecteer de template en kies als actie ‘dupliceren’. Dit bespaart je veel tijd.
Ter informatie: op zoek naar inspiratie voor een vrijwilligersovereenkomst, voegen we een voorbeeld toe van vrijwilligersovereenkomst met vergoeding en een voorbeeld vrijwilligersovereenkomst zonder vergoeding
Automatische koppeling met jouw digitaal handtekensysteem? Je kan ook kiezen voor een automatische koppeling tussen Give a Day en jouw bestaande digitaal handtekensysteem. Zodra de vrijwilliger het document heeft ondertekend, stuurt Give a Day dit automatisch door naar jouw eigen handtekensysteem. Momenteel is dit al beschikbaar voor e-signflow. Vragen hierover? Neem contact op met Give a Day via jouw accountmanager of info@giveaday.be
Tip! Als platformbeheerder meteen groepen vrijwilligers van verschillende (deel)organisaties mailen? Filter op 1 organisatie, selecteer al deze vrijwilligers, filter op een volgende organisatie, selecteer ook al deze vrijwilligers,… tot je alle vrijwilligers van de deelorganisaties hebt die je wil contacteren
Laat je inspireren! Voorbeelden van eigen banners vind je op het platform voor stad Antwerpen en gemeente Londerzeel . Het verhoogt de herkenbaarheid van jouw pagina en het vertrouwde gevoel van de bezoekers om verbonden te zijn met jouw lokaal bestuur
Ter info: Werkt jouw organisatie enkel via factuur en/of bestelbon, en niet met online betalingen? Plaats jouw bestelling van credits dan via jouw accountmanager bij Give a Day of via info@giveaday.be
Let op! Een uittreksel uit het strafregister mag niet verwerkt worden. Dit houdt de facto in dat je na controle het uittreksel meteen moet vernietigen. Stel dat iemand het per mail bezorgd, betekent dit zowel verwijderen van mail, downloads als verwijderen uit de verwijderde items. Indien aangeleverd op papier, dient deze versnipperd te worden.
We raden aan, om fouten te voorkomen, om de kandidaat-vrijwilliger te vragen het uittreksel strafregister te tonen tijdens het kennismakingsgesprek of voor de start van de eerste activiteit.
Meer info over wanneer je een uittreksel mag of moet opvragen en hoe je hier best mee aan de slag gaat lees je hier
Ter info: Als je jouw platform nog verder wil personaliseren voor jouw lokaal bestuur, kan je ook een eigen footer laten ontwikkelen. Zo heb je onderaan de pagina niet langer de vaste footer van Give a Day, maar een eigen HTML footer met je eigen inhoud, zoals bijv. contactgegevens of een sitemap. Voorbeelden hiervan zie je bij de stad Hasselt en stad Gent .