Hoe Give a Day werkt voor organisaties

Hier vind je verschillende stappen en informatie over hoe je als organisatie jouw vrijwilligers kan werven, beheren en waarderen via Give a Day. Breng in een aantal klikken jouw administratie in orde. Heb in één oogopslag een overzicht van de taken die je nog in orde moet brengen en zorg dat je volledig in regel bent met GDPR en de vrijwilligerswet door het gebruik van het platform.

NEW!

Our table system is currently being redesigned. We're making it more user-friendly for you and giving you more options for adapting them to your own way of working. Find out in the video below what exactly is changing and how you can get started. During the summer of 2024, this entire help page will be updated to reflect the new tables.

1.Controleer jouw acties in het dashboard

Het Give a Day platform helpt jou om alle administratie in één oogopslag in orde te houden. Moet je nog een document handtekenen, een kandidaat-vrijwilliger evalueren of een kostennota goedkeuren? Je vindt een overzicht van al je TO Do's in het dashboard.

Ga naar je ‘dashboard’
Klik op de één van je actie in ‘mijn acties’
Handel één voor één al je acties af, rechtstreeks vanuit het dashboard. Handig toch?!

2.Pas je organisatieprofiel aan

Als er nog belangrijke informatie over jouw organisatie aangevuld moet worden in het profiel van Give a Day, zie je dit in je dashboard. Daarnaast kan je ook via het linker navigatiemenu naar ‘mijn profiel’ doorklikken om aanpassingen te doen aan jouw organisatieprofiel. Adres gewijzigd? Nieuw logo toevoegen? Facebookpagina toevoegen? Dat doe je zo:

Ga naar ‘mijn profiel’
Klik op ‘wijzig profiel’
Klik na het aanpassen van de gegevens altijd op ‘sla wijzigingen op’

3.Zoek vrijwilligers en contacteer via Give a Day

De beste manier om vrijwilligers digitaal te werven, is via het plaatsen van een vacature en deze te verspreiden via sociale media en andere kanalen. Daarnaast kan je ook zelf in onze vrijwilligersdatabank kandidaat-vrijwilligers een persoonlijk bericht sturen met één van jouw actieve vacatures. Hoe vrijwilligers uit onze databank contacteren?

Ga naar ‘zoeken’ – 'vrijwilligers'
Vul de zoekfilters in (interesse en locatie)
Bekijk de profielen van de kandidaat-vrijwilligers. Onder ‘matching info’ lees je het type vrijwilligerswerk waar deze persoon naar op zoek is
Denk je dat één van de kandidaat-vrijwilliger een goeie match kan zijn voor jouw organisatie? Klik op de knop ‘contacteer’ en geef een persoonlijke boodschap mee aan de vrijwilliger

De kandidaat-vrijwilliger krijgt jouw bericht via e-mail toegestuurd met jouw persoonlijke boodschap, vacaturevoorstel en jouw contactgegevens. Nu is het spannend afwachten op een reactie.

Ter info: Waarom krijg je de persoonlijke contactgegevens van de kandidaat-vrijwilliger niet meteen te zien in onze vrijwilligersdatabank? Om GDPR-redenen kunnen we de adres- en contactgegevens niet zomaar zichtbaar zetten voor iedereen. Daarom kan je de kandidaat-vrijwilligers in eerste instantie enkel via onze website kan contacteren. Zodra de kandidaat-vrijwilliger met jou contact opneemt, krijg je wel de persoonlijke contactinfo mee.

4a.Plaats een vacature online

Op zoek naar nieuwe vrijwilligers voor jullie werking? Plaats een wervende vacature op Give a Day. Met jaarlijks meer dan …. Bezoekers, zijn we de grootste vrijwilligersvacaturesite van België. Hoe plaats je een vacature?

Ga naar ‘vacatures’
Klik op ‘+ nieuwe vacature’
Maak jouw eigen vacature door te vertrekken van een blanco/lege vacature.

(vertrekken van een sjabloonvacature lees je bij punt 4b)

Tip! Opmaak vacature.

Afbeelding. Om een vacature aantrekkelijk te maken, kies een afbeelding die past bij de functie die je zoekt. Zoek je wandelbuddy’s, neem dan een foto van mensen die aan het wandelen zijn. Voor een vacature van chauffeur is dan een afbeelding met een wagen/bestuurder weer de beste optie. Laat beelden mee spreken. Opgelet! Respecteer auteursrechten. Je kan uit onze databank een foto kiezen, een eigen foto van jouw organisatie gebruiken (als je hier de nodige toestemming voor hebt) of gebruik maken van websites zoals https://unsplash.com/, https://pixabay.com/ of https://www.pexels.com/
Titel. Kies een duidelijke titel. Gebruik liever niet ‘vrijwilligers gezocht’, want alle organisaties op Give a Day zijn op zoek naar vrijwilligers. Vermeld bijvoorbeeld de doelgroep van het vrijwilligerswerk, zoals huiswerkbegeleiding lagere school of secundair onderwijs. Zo geef je al specifiek voor wie deze vrijwilliger mee het verschil kan maken.

Tip! Vacatures over ganse regio! Heb je een werking in gans Vlaanderen of een ganse provincie? Onze website vraagt steeds een specifiek adres om een goede matching te hebben. Kopieer je vacature verschillende keren met telkens een ander adres uit jouw werkingsgebied. Zo vind je de meest geschikte vrijwilligers in jouw specifieke regio.

Tip! Print je vacature. Bereik ook niet digitale kandidaat-vrijwilligers. In Give a Day kan je een mooie A4 van je vacature afprinten met je contactgegevens. Hang ze aan het raam/prikbord, geef mee aan vrijwilligers, gebruik het op beurzen,…

4b.Maak een sjabloonvacature

Heeft jouw organisatie verschillende gelijkaardige vrijwilligersprofielen? Of zoek je regelmatig dezelfde profielen voor verschillende afdelingen/deelorganisaties? Dan kan je heel wat werk besparen door een sjabloonvacature aan te maken die je altijd opnieuw als vertrekbasis kan gebruiken.

Ga naar ‘organisatie-instellingen’
Kies het tabblad ‘vacaturesjablonen’ – hier vind je alle vacaturesjablonen terug
Klik op ’+ nieuwe vacaturesjabloon’
Maak je vacaturesjabloon aan

Een vacaturesjabloon is beschikbaar voor iedereen in jouw organisatiestructuur. Handig toch?!

Maak je een vacature op basis van een vacaturesjabloon, kan je altijd de inhoud nog even nakijken en hier en daar aanpassen, alvorens je de vacature online plaatst.

5.Matches contacteren en opvolgen

Hoe gaat het in zijn werk als iemand reageert op jouw vacature via Give a Day? Je ontvangt automatisch een e-mail met de melding dat iemand nieuw zich kandidaat heeft gesteld met de contactgegevens. Deze info kan je ook altijd raadplegen en opvolgen via jouw matches in Give a Day. Hoe doe je dat?

Ga naar ‘vacatures’ – tabblad ‘toon alle matches’
Je ziet hier alle reacties op jouw vacatures.
Volg je reacties eenvoudig op via de status ‘gestart’, ‘niet gestart’ of ‘in behandeling’. (De status wijzigen: selecteer de vrijwilliger, klik op ‘kies een actie’ en kies voor ‘wijzig match status’

Tip! Reageer zo snel mogelijk als iemand zich kandidaat stelt. Bellen is veel sterker dan mailen. Neem contact op binnen de week. Als je langer wacht, is de kans veel lager dat de kandidaat start als vrijwilliger bij jouw organisatie. Maak het ook meteen concreet: spreek af voor een kennismakingsgesprek of laat de kandidaat-vrijwilliger direct een dag meedraaien.

6.Publiceer een sociale teambuilding

Bedrijven die hun werknemers willen betrekken bij sociale en maatschappelijke projecten, kunnen ook op Give a Day terecht. Hoe kan een bedrijf zich bij jouw organisatie engageren? Een dagje mee jullie lokalen opknappen, meehelpen met dagelijkse activiteiten van jouw organisatie of mee nadenken rond visie, marketing, communicatiebeleid,… en jullie een stap verder helpen in het uitdragen van jullie engagement en sociale impact. Maak jullie aanbod bekend door het aanmaken van een sociale teambuilding op Give a Day:

Ga naar ‘sociale teambuildings’
Klik op ‘+ nieuwe sociale teambuilding’
'Publiceer en zet online'

Bedrijven kunnen jullie nu via het platform contacteren als ze interesse hebben in een sociale teambuilding bij jullie organisatie. Samen voor meer impact.

7a.Voeg nieuwe vrijwilliger toe

Vrijwilligers die reageren op een vacature, staan meteen ook in jouw vrijwilligerstabel. Als vrijwilligers zich aanmelden via andere kanalen of je wil je bestaande vrijwilligerslijst toevoegen aan Give a Day, dat kan uiteraard ook. Hoe ga je tewerk?

Ga naar ‘vrijwilligers’
Klik op ‘+importeer vrijwilligers’
Voeg min. voornaam, achternaam en e-mailadres toe (of voor vrijwilligers zonder e-mailadres bij voorkeur wel het telefoonnummer of adres toevoegen)
klik op 'importeer vrijwilligers'

Als de vrijwilliger al een vrijwilligersprofiel heeft op Give a Day, wordt dit bestaande profiel nu aan jouw organisatie gekoppeld.

Als de vrijwilliger nog geen vrijwilligersprofiel heeft op Give a Day, wordt een nieuw profiel automatisch aangemaakt.

De vrijwilliger krijgt automatisch een e-mail met de informatie dat het vrijwilligersprofiel werd aangemaakt en/of gekoppeld aan een nieuwe vrijwilligersorganisatie

Tip! Als je een e-mailadres hebt van een vrijwilliger, voeg dit dat meteen toe bij het importeren. Let er op, als een vrijwilliger bij verschillende diensten actief is, altijd de vrijwilliger met hetzelfde e-mailadres toe te voegen. Zo kan de vrijwilliger via hetzelfde profiel al zijn vrijwilligerswerk bij de verschillende diensten van 1 centraal punt beheren. De vrijwilliger gebruikt 1 e-mailadres en heeft verschillende dossiers bij elk van de organisaties/diensten waar de persoon actief is. Jij ziet als organisatie enkel het dossier dat de vrijwilliger bij jou heeft, niet de dossiers bij andere organisaties van deze vrijwilliger.

Opgelet! Ieder e-mailadres kan maar aan één vrijwilligersprofiel gekoppeld worden in Give a Day. Gebruiken bijvoorbeeld 2 vrijwilliger eenzelfde e-mailadres, dan kan dit e-mailadres maar voor 1 van de 2 vrijwilligers gebruikt worden in het platform. Wat doe je voor de andere vrijwilliger? (1) ofwel registreer je deze persoon als niet-digitale vrijwilliger en voeg je deze dus toe zonder e-mailadres. (2) Ofwel vraag je aan deze persoon om een eigen e-mailadres aan te maken dat gekoppeld kan worden aan zijn vrijwilligersprofiel

7b.Onthaal vrijwilliger

Het dossier van (een) nieuwe vrijwilliger(s) meteen volledig invullen? Dit kan eenvoudig via het onthaal van de vrijwilliger(s). Je vult in één keer alle nodige gegevens van de vrijwilliger in, verstuurt de vrijwilligersovereenkomst, zet eventuele vergoedingen juist in het systeem en zoveel meer.

Ga naar ‘vrijwilligers’
Selecteer één of meerdere vrijwilligers waar je het vrijwilligersdossier voor in orde wil brengen
Klik op ‘kies een actie’ – kies voor ‘onthaal vrijwilligers’
Doorloop de verschillende stappen (persoonsgegevens, vrijwilligerswerk, kosten, documenten en/of planning)

7c.Wijzig status vrijwilliger(s)

Een vrijwilliger kan tijdelijk niet beschikbaar zijn of stoppen als vrijwilliger. Dit kan je eenvoudig bijhouden via de status van de vrijwilliger. Je hebt verschillende opties voor de status, van ‘in behandeling’, ‘actief’, ‘gestopt’, ‘gepauzeerd’ tot ‘niet gestart’. Hoe pas je een status aan?

Ga naar ‘vrijwilligers’
Selecteer één of meerdere vrijwilligers waar je de status voor wil aanpassen.
Klik op ‘kies een actie’ – kies voor ‘wijzig vrijwilliger status’
Selecteer de juiste status en voeg (eventueel) nog bijkomende informatie toe (bijvoorbeeld de reden van pauze, de datum wanneer de vrijwilliger terug beschikbaar is,…)

Wil je enkel de actieve vrijwilligers uitnodiging voor een event, een overzicht hebben van wie gestopt is het afgelopen jaar,… Filter in de kolom ‘status’ op de juiste status en je hebt meteen de juiste vrijwilligers in één oogopslag.

7d.Wijzig persoonlijke gegevens vrijwilliger

Vrijwilligers kunnen hun persoonlijke gegevens zelf beheren via Give a Day, maar ook jij als organisatie kan gegevens van jouw vrijwilliger aanpassen in het profiel. Adres gewijzigd? Een nieuw e-mailadres?

Ga naar ‘vrijwilligers’
Klik op de naam van de vrijwilliger waar je gegevens voor wil wijzigen
Kies het tabblad ‘persoonlijke info’ en klik op ‘wijzig persoonlijke info’
Je kan nu de gegevens aanpassen
Klik nadien op ‘sla wijzigingen op’ om alles op te slaan.

7e.Voeg vrijwilligersfunctie toe en koppel aan vrijwilliger(s)

Jouw vrijwilligers onderverdelen in groepen o.b.v. de verschillende taken die te uitoefenen, kan via vrijwilligersfuncties toe te voegen. Dit kan handig zijn als je bepaalde vrijwilligers wil contacteren, inplannen,… Een vrijwilliger kan één of meerdere verschillende vrijwilligersfuncties hebben.

Ga naar ‘vrijwilligers’
Klik op ‘+ voeg vrijwilligersfunctie toe’ (als de vrijwilligersfunctie in Give a Day nog niet werd aangemaakt) en voeg de vrijwilligersfunctie toe

Ga opnieuw naar je vrijwilligersoverzicht onder ‘vrijwilligers’
Selecteer één of meerdere vrijwilligers waar je de vrijwilligersfunctie voor wil toevoegen
Klik op ‘kies een actie’ – kies voor ‘wijzig vrijwilligersfuncties’
Selecteer één of meerdere vrijwilligersfuncties
Klik op ‘wijzigen’

7f.Stuur een bericht naar je vrijwilliger(s)

Je kan via Give a Day een deel of al je vrijwilligers eenvoudig contacteren via sms of e-mail. Je kan e-mails via jouw eigen mailbox versturen of gebruik maken van de dynamische velden in Give a Day en zo een grote groep vrijwilligers toch meteen persoonlijk aanspreken, informeren, bevragen,…

Ga naar ‘vrijwilligers’, filter eventueel jouw vrijwilligers en selecteer de vrijwilligers die je een bericht wil sturen
Klik op ‘kies een actie’ en kies voor ‘verstuur bericht’
Kies voor 'e-mail' en maak je e-mail
klik op 'verstuur e-mail' om de e-mail te versturen vanuit het Give a Day platform.

Ter info: wil je jouw vrijwilligs een e-mail sturen vanuit je eigen mailbox? Klik dan bij het aanmaken van de e-mail op de knop 'verstuur via e-mail-client'. Een nieuwe e-mail wordt geopend in jouw persoonlijke mailbox met alle mailadressen van jouw vrijwilligers als ontvangers van de e-mail. Vervolgens kan je verder jouw e-mailbericht typen en opvolgen via je eigen mailbox. Je kan bij deze optie dan geen gebruik maken van de dynamische velden.

Opgelet! Verstuur je een bericht via sms, werkt dit via het creditsysteem. Meer uitleg over het creditsysteem vind je hier

8a. Maak taak aan in planning

Je vrijwilligers inplannen kan eenvoudig via de planningsmodule. Maak een taak aan en nodig je vrijwilligers uit om zich in te schrijven de momenten dat ze beschikbaar zijn. Jij kan als organisatie de definitieve planning maken en zelf ook vrijwilligers in- of uitschrijven. Hoe ga je van start?

Ga naar ‘planning’ – ‘taken’
Klik rechtsboven op de knop ‘+taak aanmaken’
Vul de titel, een korte omschrijving en datum/data in
Bepaal wie toegang heeft tot de taak: wie mag deze taak zien en zich inschrijven
Klik op ‘aanmaken’

Laat je vrijwilligers weten dat er een nieuwe taak in de planning is aangemaakt en nodig hen via e-mail uit om hun beschikbaarheid/aanwezigheid mee te geven.

Ter info: wil je eerst een ganse (jaar)planning aanmaken en later je vrijwilligers hiervan via e-mail op de hoogte brengen/laten inschrijven? Maak dan gebruik van de knop ‘deel taken’, zodra je alles in de planning hebt ingegeven. Je kan zo meerdere taken selecteren en je vrijwilligers contacteren met de vraag beschikbaarheid of aanwezigheid in te vullen.

8b.Schrijf vrijwilliger(s) in of uit voor een taak

Je kan als organisatie zelf ook vrijwilligers in- of uitschrijven op een taak. Bijvoorbeeld voor niet-digitale vrijwilligers of als je zelf de planning opmaakt. Hoe doe je dit?

Ga naar ‘planning’ – ‘taken’
Klik in het overzicht of lijstweergave op de titel van de taak waar je vrijwilligers voor wil in- of uitschrijven
Kies het tabblad ‘reacties’
Selecteer 1 of meerdere vrijwilligers die je wil in- of uitschrijven
klik op 'kies een actie' en kies voor 'vrijwilliger(s) inschrijven of vrijwilliger(s) uitschrijven'
Klik op 'inschrijven' of 'uitschrijven'

Ter info: De vrijwilliger krijgt in principe standaard een e-mail van elke in- of uitschrijving op een taak. Zo kan de vrijwilliger de planning ook in de persoonlijke google- of outlook-agenda opnemen. Wil je dat je vrijwilliger geen e-mails ontvangt per inschrijving op een taak? Dan kan je de instelling bij jouw taak hiervoor aanpassen, nl. door het ‘zend e-mail ter bevestiging van de inschrijving naar de deelnemer’ uit te vinken.

8c. Reservelijst vrijwilligers

Wil je met een reservelijst werken voor jouw planning? Je event is volgeboekt, maar laat inschrijven op reservelijst voor het geval er afzegging zouden zijn. Ook bij het inplannen van vrijwilligers kan je met een reservelijst werken.

Hoe schakel je een reservelijst in?

Ga bij het aanmaken van een taak of event naar de instellingen voor 'toegang'
vink het selectievakje 'Activeer reservelijst voor deze taak' aan om inschrijven op een reservelijst mogelijk te maken.

Vrijwilligers zullen nu de mogelijkheid hebben om zich op de reservelijst in te schrijven voor deze taak of event. Heb je gekozen om een max. aantal inschrijvingen toe te laten, zal, zodra de taak of event volzet is, enkel nog op de reservelijst in te schrijven. Heb je geen max. aantal inschrijvingen bepaald, zal de vrijwilliger steeds kunnen kiezen tussen 'ja', 'nee' en 'reservelijst' om zich in te schrijven voor jouw taak of event.

8d.Maak een vorming of event aan

De planning geeft de mogelijkheid om vormingen, meetings, evenementen voor vrijwilligers of vrijwilligersorganisaties in te plannen. Ga hiervoor aan de slag in de planningskalender.

Ga naar ‘planning’ – ‘kalender’
Klik rechtsboven op de knop ‘+nieuw event of vorming’
Vul de titel, een korte omschrijving en datum/data in
Bepaal wie toegang heeft tot het event: enkel jouw vrijwilligers, vrijwilligers van verschillende organisaties of publiek toegankelijk
Klik op ‘aanmaken’

Je ziet je event of vorming nu in het overzicht of lijstweergave

Tip! In de detailpagina van je event, vind je de URL van het event terug. Deze kan je ook delen en bekend maken via andere kanalen, bijv. met een QR-code in je infokrant, vermelden op je eigen website,… Naar de detailpagina van je event gaan? Klik op de titel van je event in het overzicht of lijstweergave. Je ziet de knop ‘acties’ in de rechterbovenhoek. Hier kan je doorklikken naar de detailpagina. De URL van deze pagina, is de URL van jouw event.

9a. Gegevens vrijwilliger(s) met vergoeding juist zetten

Je kan in de kostenmodule meteen starten met het aanmaken van kostennota’s. Om meer uit de kostenmodule te halen en vlot van start te gaan, is het interessant om eerst bij de configuratie na te gaan of alle instellingen juist staan. (via ‘kosten’ – tabblad ‘configuratie’. Vervolgens ga je best ook even na of alles juist ingesteld staat bij jouw vrijwilligers, zoals het vergoedingstype, eventueel budgetcode en het rekeningnummer en rijksregisternummer.

Ga naar ‘vrijwilligers’
Controleer de kolommen bankrekeningnummer, rijksregisternummer en type vergoeding voor jouw vrijwilligers die een kostenvergoeding ontvangen. Dit is immers verplichte gegevens om een kostennota te kunnen aanmaken.
Selecteer je vrijwilligers waar je gegevens voor wil aanvullen
Klik op ‘onthaal vrijwilligers’ – tabblad persoonsgegevens – vul eventueel ontbrekende gegevens van rijksregisternummer en rekeningnummer aan
'Sla op en ga verder' naar tabblad kosten om het vergoedingstype en eventueel budgetcode juist te zetten
'Sla op en beëindig'

Ter info: Als je een kostennota wil aanmaken (via ‘kosten’ – knop ‘+ nieuwe kostennota') en het bankrekeningnummer, rijksregisternummer en type vergoeding ontbreekt nog voor deze vrijwilliger, zal het systeem automatisch vragen om deze gegevens in te vullen. Vul deze gegevens aan en je kan verder met het aanmaken van de kostennota.

Let op! Een vrijwilliger mag een reële en forfaitaire kostenvergoeding nooit combineren in eenzelfde jaar.

9b.Maak een kostennota aan

Vrijwilligersvergoedingen kunnen eenvoudig eengemaakt worden in Give a Day. Je hebt ook verschillende exportmogelijkheden en koppelingen met de boekhouding om de uitbetaling vlot te laten verlopen. Maak eerst de kostennota aan:

Ga naar ‘kosten’
Klik op de knop ‘+ nieuwe kostennota’
Selecteer de vrijwilliger waar je een kostennota voor wil aanmaken
Klik op ‘OK’ – een blanco kostennota wordt nu aangemaakt en je vindt deze in het overzicht van jouw kostennota’s in ‘concept’
Klik op de rij van de kostennota – rechts opent het ‘kostennota detail’

Klik op de knop ‘nieuwe kost’ en voeg één of meerdere vergoedingen toe voor de vrijwilliger van de afgelopen periode. Als alle vergoedingen zijn toegevoegd, sluit je het detailvenster
Selecteer nu de kostennota en klik op ‘kies een actie’ – kies voor 'genereer PDF kostennota'
Indien je er voor gekozen hebt om kostennota’s door de vrijwilliger te laten ondertekenen, kan je nu de kostennota versturen ter handtekening (kies een actie – verzend ter handtekening)
Selecteer de kostennota en klik op ‘kies een actie’ – goed- of afkeuren kostennota

De kostennota is nu klaar om uitbetaald te worden via je boekhouding. Zodra de kostennota uitbetaald is, kan je de status van de kostennota nog op ‘betaald’ zetten via kies een actie – markeer als betaald. Zo vermijd je dat kostennota’s dubbel uitbetaald zouden worden.

Ter info: voor het uitbetalen van de kostennota’s kan je een export excel of CSV op maat van de boekhouding genereren. Selecteer bij 'koppeling boekhouding' het juiste boekhoudpakket en de exporteer-knop verschijnt boven de tabel met je kostennota's

Ter info: Het systeem controleert automatisch of je de wettelijke dag- en jaarmaxima van de vrijwilligersvergoedingen niet overschrijdt. De controle gebeurt op het moment dat je de kostennota genereert. Uiteraard is de controle enkel maar op basis van de info die in Give a Day aanwezig is. Maar als een vrijwilliger actief ik bij meerdere diensten/organisaties die gebruik maken van de kostenmodule in Give a Day, worden de vergoedingen bij de verschillende diensten/organisaties door het systeem in rekening gebracht om na te gaan of de maxima overschreven worden.

Als het wettelijk bepaalde maximum overschreven wordt, krijgt je een waarschuwing. Als je na een waarschuwing toch in het systeem verder wenst te gaan, kan dat. Je kan immers meer vergoedingen uitbetalen dan de wettelijke maxima, maar dan worden ze belastbaar. Als het systeem dus meldt dat je over het maximum gaat en je blijft de vrijwilligers toch verder vergoeden voor die dag of de rest van het jaar, moet de vrijwilliger alles aangegeven op de personenbelasting. Als organisatie moet jij hier de nodige documenten voor voorzien en de vrijwilliger moet dus belastingen betalen. Wat best te vermijden is.

9c.Gebruik budgetcodes

Om de uitbetaling van kostennota’s vlot te laten verlopen, kan je gebruik maken van vooraf gedefinieerde budgetcodes. In een budgetcode bepaal je het bedrag dat bepaalde vrijwilligers ontvangen en van welke budgetpost deze moeten gaan in de boekhouding. Een budgetcode aanmaken?

Ga naar ‘kosten’ – ‘configuratie’
Klik op ‘+ nieuwe budgetcode’ om een budgetcode toe te voegen
Geef een naam en korte omschrijving van de budgetcode
Voeg de gegevens van de budgetpost uit jouw boekhouding toe
Bepaal het bedrag van de vergoeding
Klik op ‘OK’

Als je een vrijwilligersfunctie in je budgetcode hebt geselecteerd, krijgen de vrijwilligers met deze vrijwilligersfunctie automatisch deze budgetcode toegekend. Je kan ook manueel de budgetcodes gaan toewijzen aan je vrijwilligers via ‘vrijwilligers’ – ‘kies een actie’ – ‘wijzig vergoedingstype en budgetcode’

Let op! Als er een indexering van de bedragen gebeurt of een wettelijke aanpassing van de maxima van vergoedingen voor vrijwilligers, en je past deze wijzigingen ook toe voor jouw organisatie, kijk dan na of de bedragen in de budgetcode nog correct zijn. Een bedrag aanpassen in een budgetcode kan eenvoudig via de budgetcode te selecteren en te klikken op ‘kies een actie’ – ‘budgetcode bewerken’

9d.Genereer kostennota’s uit de planning

Bespaar heel wat werk, door de kostennota’s te genereren uit de planning.

Ga naar ‘planning’ – ‘taken’ – kies voor de lijstweergave
Selecteer de periode waarvoor je kostennota’s wil gaan genereren
Selecteer de taken
Klik op ‘kies een actie’ – genereer kostennota’s

De kostennota’s worden gegenereerd op basis van de budgetcode die je aan de taak hebt toegevoegd. Nog geen budgetcode opgegeven voor deze taak? Dan vraagt het systeem nog voor het genereren van de kostennota’s welke budgetcode gebruikt moet worden.

Let op! Je kan kostennota’s maar 1x genereren uit de planning. Merk je nadien een fout op in de kostennota, kan je deze onder ‘kosten’ nog wijzigen. Je kan dus NIET de planning terug aanpassen en de kostennota opnieuw genereren. Kijk, alvorens de kostennota’s te genereren, de planning goed na. Wil je na het genereren nog een aanpassing doen in de kostennota, die dit via ‘kosten’. Hier staan de kostennota’s nog in concept en kan je dus een extra vergoeding toevoegen of verwijderen, voordat je de PDF van de kostennota genereert.

10a.Laad document op voor vrijwilliger

Heb je een document dat je aan een vrijwilligersdossier wil hangen? Dit kan je toevoegen via het beheer van je vrijwilligers. Je kan een document zowel ‘gedeeld’ of ‘privaat’ opladen.

‘Gedeeld’ wil zeggen dat zowel jij als de vrijwilliger het document kunnen zien en raadplegen. 'Privaat’, dan zie enkel jij als organisatie dit documenten. Een document opladen doe je als volgt:

Ga naar ‘vrijwilligers’
Selecteer de vrijwilliger waar je een document voor wil opladen
Klik op ‘kies een actie’ en kies voor ‘document versturen of opladen’
Kies voor ‘gedeeld document op te laden’ of ‘privaat document op te laden’
Voeg het document toe vanaf jouw computer en vul de gegevens in
Verstuur al dan niet een e-mail om de vrijwilliger op de hoogte te brengen

Het document hangt nu aan het dossier van de vrijwilliger.

Tip! Ook via nota’s in het vrijwilligersdossier kan je korte notities/informatie toevoegen die niet zichtbaar is voor de vrijwilliger, maar wel voor jou als organisatie. Ga hiervoor naar het detail van vrijwilligersdossier, tabblad ‘nota’s’ en klik op '+ nieuwe notitie'

10b. Verstuur templatedocument naar vrijwilliger

Je kan in Give a Day ook documenten automatisch laten genereren. Zo kan je snel en efficiënt de nodige administratie in orde brengen.

Documenttemplates maak je eerst aan onder ‘documenten’ – ‘+ template opladen of aanmaken’. Wil je dat in het document automatisch de gegevens van de specifieke vrijwilliger ingevuld worden, gebruik dan bij de opmaak van het document de dynamische velden. Eens je documenttemplate klaar is, kan je het gewoon aanvinken en versturen naar vrijwilligers als volgt:

Ga naar ‘vrijwilligers’
Selecteer de vrijwilliger(s) waar je een document voor wil opladen
Klik op ‘kies een actie’ en kies voor ‘document versturen of opladen’
Kies voor ‘gedeeld document van template’ – selecteer de juiste template(s)
Verstuur al dan niet een e-mail om de vrijwilliger op de hoogte te brengen

Tip! Via 'onthaal vrijwilligers' kan je alles in één keer administratief in orde maken voor jouw vrijwilliger(s), inclusief alle nodige documenten aanmaken en versturen. (zie punt 7b)

11a. Manueel onderteken document voor vrijwilliger of organisatie

Onder ‘documenten’ kan je de status van alle documenten zien en weet je of er nog actie nodig is om het document volledig ondertekend te krijgen. Zodra een templatedocument gegenereerd is, zoals bijv. een vrijwilligersovereenkomst, kan je dit manueel of digitaal tekenen.

Manueel wil zeggen: afprinten en meteen door de vrijwilliger en/of de organisatie ondertekenen. Dat doe je zo:

ga naar ‘documenten’ en klik in de kolom ‘downloaden’ op het icoontje om het document te downloaden.
Print het document, onderteken en scan het terug in
Selecteer bij 'documenten' de rij van het document dat je net hebt ondertekend en gescand
Klik op ‘kies een actie’ en kies voor ‘opladen of handtekenen’ – kies vervolgens weer voor ‘opladen’
Selecteer het ondertekende, gescande document op jouw computer (is het volledig ondertekend, vink je aan 'het document is reeds getekend door vrijwilliger en (beide) beheerders; zo niet, laad je de overeenkomst op bij de juiste plaats, wie laatst getekend heeft, vrijwilliger, eerste beheerder of tweede beheerder)
Klik op ‘opladen’

11b. Digitaal ondertekenen document via sms voor vrijwilliger of organisatie

Een templatedocument digitaal tekenen per SMS kan zowel door de vrijwilliger als organisatie. Jij kan als organisatie ook samen met de vrijwilliger digitaal tekenen, als de vrijwilliger bijvoorbeeld naast jou zit op het moment dat jullie samen de administratie in orde maken.

ga naar ‘documenten’ en selecteer het document dat je wil tekenen door dit aan te vinken
Klik op ‘kies een actie’ en kies voor ‘opladen of handtekenen’ – kies vervolgens voor ‘digitaal handtekenen’
Controleer de persoonsgegevens van de digitale handtekenen (van je vrijwilliger of van je organisatie) en klik op ‘SMS mij’ of ‘Bel mij’ en je ontvangt een cijfercode
Vul de code in
Klik op ‘handtekenen’

Het document is nu digitaal ondertekend.

Opgelet! Digitaal handtekenen per sms is enkel mogelijk als in het templatedocument de voorziene handtekenelementen zijn opgenomen.

Tip! Er zijn ook mogelijkheden om een koppeling te leggen tussen Give a Day en je bestaande digitaal handtekensysteem. Momenteel is dit al beschikbaar voor E-signflow. Meer info? Contacteer Give a Day via info@giveaday.be

12.Vergeet nooit nog een verjaardag van je vrijwilligers

Zowel het dashboard als de e-cardmodule helpen jou om jouw vrijwilligers hun verjaardag nooit meer te vergeten. In het dashboard zie je een overzicht van de eerstvolgende verjaardagen van je vrijwilligers. Via de E-cards kan je automatisch een verjaardagskaart, bedankkaartje,… laten versturen vanuit Give a Day. Hoe stel je een e-card in?

Ga naar ‘e-cards’
Kies een kaart en klik op ‘plan in’
Kijk de ontwerpmail na en pas eventueel aan
Klik op ‘e-card’ inplannen

De e-card is nu ingepland. Het systeem zal, op basis van de geboortedatum die je in het vrijwilligersdossier hebt toegevoegd, automatisch een kaart versturen op de verjaardag.

Ter info: Naast verjaardagskaarten, kan je ook voor andere gelegenheden kaartjes versturen, zoals feestdagen, bedanken, welkom en beterschap.

Opgelet! De e-card kan enkel naar vrijwilligers verstuurd worden met een e-mailadres. Vergeet dus zeker je niet-digitale vrijwilligers niet uit het oog.

13. Statistieken

Via de statistieken kan je heel wat gegevens terugvinden voor o.a. een rapportage over het aantal vrijwilligers, aantal nieuwe vrijwilligers,… Hoe vind je de cijfers die je nodig hebt?

Ga naar ‘statistieken’
Selecteer welke data je wil zien en de periode
Per grafiek kan je nog verder verfijnen op de gegevens die je ziet

Beweeg met je cursor over de grafiek om de cijfers in detail ze raadplegen

Ter info: eind 2023/begin 2024 zullen in Give a Day de statistieken nog verder uitgebouwd worden met meer cijfergegevens en exportmogelijkheden.

14a.Algemene gegevens organisatie wijzigen

Verandert jouw organisatie van naam, telefoonnummer of e-mailadres? Deze gegevens kan je aanpassen onder jouw organisatie-instellingen.

Ga naar ‘organisatie-instellingen’, tabblad ‘mijn profiel’
Pas de gegevens aan en klik op ‘opslaan’

14b.Beheerder toevoegen of verwijderen

Verlaat iemand de organisatie of heb je een nieuwe collega die toegang nodig heeft tot de vrijwilligersadministratie? Pas eenvoudig de beheerders van jouw organisatie op Give a Day aan via de organisatie-instellingen:

Beheerder toevoegen

Ga naar ‘organisatie-instellingen’, tabblad ‘beheerders’
Klik op de knop ‘+ beheerder toevoegen’ om een nieuwe beheerder toe te voegen
Vul de gegevens en klik op ‘toevoegen’

Had deze persoon al een persoonlijk profiel op Give a Day, wordt deze nu toegang gegeven tot deze organisatie.

Had deze persoon nog geen persoonlijk profiel op Give a Day, wordt dit profiel via deze stap automatisch aangemaakt.

Beheerder verwijderen

Ga naar ‘organisatie-instellingen’, tabblad ‘beheerders’
Selecteer de beheerder waarvoor je de toegang tot jouw vrijwilligersadministratie wil verwijderen
Klik op ‘kies een actie’ en kies voor ‘verwijderen’

Ter info: via de voorgaande stappen heb je enkel de link tussen de organisatie en de beheerder verwijderd. Het profiel van de beheerder op Give a Day blijft bestaan. Wil je een persoonlijk profiel definitief verwijderen van Give a Day? Stuur privacy@giveaday.be en vermeld het e-mailadres van het profiel dat permanent verwijderd mag worden.

14c.Maak een label aan

Een label gebruik je om een kenmerk aan te duiden bij één of meerdere vrijwilligers of de vrijwilligers nog beter te kunnen opdelen. (bijv. om aan te duiden op welke van verschillende locaties van de bibliotheek de vrijwilliger beschikbaar is, om aan te geven dat het uittreksel van strafregister werd nagekeken, om al jouw tolkvrijwilligers mee te geven voor welke talen ze kunnen tolken,…) Ook in andere tabellen in Give a Day, zoals de vacatures kan je gebruik maken van labels. (bijv. om aan te duiden welke collega de match opvolgt,…)

Hoe maak je nieuwe labels aan:

Ga naar ‘organisatie-instellingen’, tabblad ‘labels’
Klik op de knop ‘+ maak label’
Klik op ‘toevoegen’ blok aan te passen.

15.Hulp nodig?

Onder de helpdesk vind je heel wat informatie die je op weg helpt in Give a Day. Zowel voor vrijwilligers als organisaties, werkten we verschillende hulppagina’s uit met de meest gestelde vragen en antwoorden. Neem even een kijkje of je hier al een antwoord op jouw vraag kan terugvinden. Toch nog hulp nodig? Neem contact met ons op via het contactformulier.

Aan de slag met Give a Day

Nieuw op Give a Day? Via ‘aan de slag met Give a Day’ nemen we je mee door de verschillende stappen om alles uit het platform te halen voor het werven en beheren van jouw vrijwilligers.

Stap voor stap maken we je wegwijs:

Ga naar ‘helpdesk’
Klik op ‘aan de slag met Give a Day'