Webinar: een gecoördineerd vrijwilligersbeleid uitwerken met Give a Day
Wat? Gratis webinar: een gecoördineerd vrijwilligersbeleid uitwerken met Give a Day
Waarom? In deze webinar zet Give a Day je op weg naar een slim gecoördineerd geharmoniseerd vrijwilligersbeleid voor gemeentes en koepelorganisaties. We tonen hoe onze lokale deelplatformen hierbij kunnen helpen door het vacatureaanbod te centraliseren en vrijwilligersbeheer te harmoniseren. Hoe je met minder tijd & geld, meer impact zal maken en risico's vermijden.
8 op 10 burgers wil iets betekenen voor de samenleving door tijd te geven. Enkel 1 op 10 komt er aan toe. Dat terwijl (grote) organisaties en gemeentes steeds op zoek zijn naar helpende handen voor sociale projecten van eenzaamheidsprojecten, socio-culturele activiteiten tot klimaatopwarming. Er is gebrek aan duidelijkheid voor kandidaatvrijwilligers en de drempel ligt hoog. Tegelijk is slechts 1% van alle organisaties in orde met de GDPR en vrijwilligerswetgeving en beheren ze alle administratie en persoonsgegevens in Excel of nog erger op papier. Dit is vaak nog moeilijker te controleren in de context van koepelorganisaties en gemeentes. Door niet te centraliseren in een online databank voor werving en beheer, wordt een sterk gecoördineerd en impactvol beleid verhinderd.
Daarom wordt er binnen grote organisaties en gemeentes steeds meer ingezet op een geharmoniseerde manier van werken en digitalisering voor het gecoördineerd werven en beheren van vrijwilligers.
Wat leer je?
We zetten in op 3 fases voor de ontwikkeling en uitrol van een gecoördineerd vrijwilligersbeleid.
Voorbereiding
- De maatschappelijke (meer)waarde van een vrijwilliger
- Bepalen van succesfactoren, welke impact wil je met het beleid binnen 5 jaar
- Belang van sterk mandaat voor vrijwilligerscoördinator
- Harmoniseer manier van werken via procesplan van werving tot exit
- Opstart met werkgroep vrijwilligerscoaches en groeiteam
- Opstart van lokaal deelplatform voor vrijwilligerswerven- en beheer al dan niet inclusief burenhulp
Implementatie slimme gecoördineerd vrijwilligersbeleid
- Opzet vrijwilligers, buren, vacature en deelorganisatie match databank
- Opladen van deelorganisaties in organigram voor slim gedecentraliseerd maar gecoördineerd beheer
- Opladen opgeschoonde vrijwilligerslijsten per deelorganisatie
- Coördinatie van vacatures met bv. vacaturetemplates met toewijzing
- Harmonisering en implementatie kostenvergoeding vrijwilligers en aftoetsing wettelijkheid.
- Harmonisering en implementatie automatische vrijwilligerscontracting en aftoetsing wettelijkheid via slimme templates over gans de structuur
- Opmaken van slimme doodle-planningen per deelwerking met deelnemersbeheer
- Slimme (automatische) communicatie via waarderende e-cards of bulkcommunicatie per SMS of E-mail per deelwerking of over de ganse databank van vrijwilligers en deelorganisaties
- Koppelingen met andere programma's zoals slim toegangsbeheer, boekhouding, eigen website met de vacaturewidget, externe handtekenprogramma's ...
Continuïteit en onderhoud na implementatie
- Regelmatige afstemming met groeiteam en externe organisaties & verenigingen
- Ontwikkeling structureel online & offline communicatieplan naar nieuwe kandidaatvrijwilligers en burgers
- Verdere doorontwikkeling van gecoördineerd intern en extern vrijwilligersbeleid met bv. zorgvrijwilligersbeleid
- Verdere organisatie ontwikkeling en belang van jaarlijkse vormingen voor deelwerkingen en vrijwilligers
- Ontwikkeling en uitrol waarderingsbeleid
- Jaarlijkse controle databank eigen vrijwilligers en alle deelwerkingen en verenigingen
- Uitrol burenhulp als gemeente samen met lokale verenigingen
We staan ook even stil bij nieuwe ontwikkelingen en maken een vooruitblik naar toekomstige ontwikkelingen.
Hoe? We gaan aan de slag met onze praktische tools en hands-on tips & tricks. De workshop is interactief waar je zelf ook mee kan volgen door het te doen. Je kan ook gewoon luisteren en later uitvoeren. Het is het moment om je vragen te stellen aan de docent.
Voor wie? Voor alle vrijwilligerscoördinatoren van gemeentes en grote organisaties met deelwerkingen.
Wanneer? Elke eerste donderdag van de maand geven we een interessante webinar om je vrijwilligersbeleid te versterken. Kijk zeker op je dashboard bij de publieke events of plan deze in in je agenda. Het is elke 1ste donderdag van de maand via dezelfde link. Het bestaat uit een reeks van 4 complementaire webinars over 4 maanden verspreid: slim vrijwilligers werven en waarderen, slim vrijwilligers beheren, de vrijwilligerswet en een slim gecoördineerd vrijwilligersbeleid opzetten voor gemeentes & koepelorganisaties.
