Hoe Give a Day werkt voor de vrijwilliger

Hier vind je stap voor stap hoe je met Give a Day aan de slag gaat. Al je vrijwilligerswerk voor al je organisaties zit op 1 plaats. Van je aanmelden als kandidaat, het nodige paperassenwerk, planning tot beheer van je onkostenvergoedingen. Altijd in orde. Altijd zeker. Altijd impact. Verandert je adres, e-mail, telefoonnummer? Pas het aan in je profiel en al je organisaties ontvangen de nieuwe informatie automatisch. Handig toch? En ah ja! Je kan ook buren helpen of zelf een hulpvraag aan helpende buren stellen.

Via volgende 10 stappen leer je het platform beter kennen. Zit je nog niet in het systeem? Ga naar stap 1a. Ben je opgeladen door een organisatie? Start met stap 1b. Ben je al eerder ingelogd, maar je wachtwoord vergeten? Ga naar stap 1c.

Let op! Als je je registreert, staat je profiel op publiek en is deze vindbaar voor organisaties. Ze kunnen je persoonsgegevens niet zien, maar ze kunnen je wel terug vinden in de kandidatendatabank en via het systeem contact met je opnemen. Check stap 10 hoe je je profiel op privé zet zodat enkel je eigen organisaties je kunnen contacteren.

Let op! Een vrijwilligersorganisatie heeft altijd het recht om je gegevens te beheren in een CRM zoals Give a Day. Als je opgeladen wordt staat je profiel standaard op privé. Niemand anders kan je contacteren buiten je eigen organisaties. Wil je toch op zoek gaan naar extra vrijwilligerswerk en mogen nieuwe organisaties je contacteren? Zet je profiel op publiek. Zie stap 10.

Ter info: De tweede e-mail is slechts 15 minuten geldig vooraleer de link vervalt. Ben je te laat? Herhaal deze stap van het begin.

Ter info: Enkel organisaties waar je actief bent als vrijwilliger, zien je persoonlijke informatie en kunnen je ook helpen deze aan te passen. Wanneer je reageert op een actieve vacature, krijgt de organisatie je contactgegevens te zien zodat ze met je contact kunnen opnemen.

Ter info: Duurt het lang eer je organisatie reageert, ga naar stap 3b. In het organisatieprofiel vind je ook steeds een telefoonnummer terug om te bellen of stuur een berichtje via hun profielpagina.

Ter info: Duurt het lang eer je organisatie reageert. In het organisatieprofiel vind je ook steeds een telefoonnummer terug om te bellen.

Ter informatie. Je buur ontvangt je berichtje en zal je dienen terug te contacteren via mail of telefoon. Zelf een burenhulp vraag maken voor jezelf, een familielid of een buur, kan je in stap 3e.

Ter informatie. Je kan steeds al je inschrijvingen beheren of je uitschrijven via Stap 6.

Niet vergeten! Wanneer een burenhelper zich aanmeldt, bel hem/haar om concreet een moment af te spreken. Je krijgt de match door via e-mail met de telefoonnummer van de buur. Je vindt dit ook in het zijmenu "Burenhulp" tweede tabblad "Toon alle Matches". Je krijgt een maand na de match een e-mail ter evaluatie. Je duidt aan of het mis gegaan is, het goed gegaan of niet doorgegaan is. Je kan dit ook aanpassen in het tweede tabbladje in het zijmenu "Burenhulp", "Toon alle matches", vierkantje selecteren, "Kies een actie", selecteer de status.

Belangrijk! Zorg ervoor dat al je administratie in orde is. Dit wil zeggen dat er in elk blokje met taken er een 0 staat en er geen taken meer zijn.

Ter informatie. Staan niet alle organisaties in de tabel waar je actief bent als vrijwilliger? Contacteer je organisatie en vraag hen om je op te laden in hun Give a Day vrijwilligerslijst. Hebben ze nog geen profiel? Die kunnen ze aanmaken via deze link.

Terug uitschrijven? Ben je toch niet meer beschikbaar voor een taak of vorming waar je voor ingeschreven bent. Schrijf je dan uit. Je uitschrijven kan zowel via het tabblad "Inschrijvingen", vierkantje selecteren, kies een actie "Uitschrijven" of via de eerste tabblad "Lijst" "Nee" aanduiden De organisatie wordt automatisch op de hoogte gehouden en kan vervanging zoeken. Zeker als je organisatie de planning gebruikt om kostennota's te genereren, is het belangrijk dat je ook je werkelijke dagen in het verleden checkt of je dan wel effectief hebt geholpen.

Wat is de forfaitaire vergoeding?

Met een gewone forfaitaire kostenvergoeding kan je kosten van vrijwilligers vergoeden zonder bijbehorende bewijsstukken. De maximale bedragen per jaar en per dag mag je niet overschrijden. Dit mag je combineren met terugbetaling vervoersonkosten zoals een kmvergoeding gelimiteerd tot 2000km per jaar, tenzij je een vervoersvrijwilliger bent.

Wat is de reële vergoeding?

Met een reële kostenvergoeding kan je vrijwilligers de werkelijk gemaakte kosten terugbetalen. Hiervoor zijn bewijsstukken nodig zoals kassaticketjes en duidelijke informatie over de verplaatsingen.

Opgelet. Combineer geen reële en forfaitaire vergoeding als vrijwilliger

Je mag niet bij de ene organisatie bonnetjes binnen brengen via een reële vergoeding en bij de andere organisatie forfaitair vergoed worden. Binnen 1 belastingsjaar moet je kiezen voor 1 systeem. Dit staat los van bv. aankopen voor je vereniging, die je voorschiet. Koop in dat geval steeds op factuur op naam van je vereniging. Dit kan zo in de boekhouding en dient niet via een kostennota te passeren!

De informatieplicht

Elke vrijwilligersorganisatie (optioneel voor feitelijke verenigingen) is verplicht via de vrijwilligerswet van 2005 om je bij de start bepaalde informatie te bezorgen. Dit kan mondeling. Maar de organisatie heeft bewijslast dat ze deze gegeven hebben. Daarom kiezen organisaties vaak voor een informatienota of een vrijwilligersovereenkomst, die afgetekend wordt.

De verzekeringsplicht

Elke vrijwilligersorganisatie is verplicht de vrijwilliger te verzekeren (optioneel voor feitelijke verenigingen). De burgerlijke Aansprakelijkheid Vrijwilliger is een minimum. Maar kan aangevuld worden met: lichamelijke ongevallen verzekering, rechtsbijstand, verzekering materiaal, wagen,...

Privacyverklaring

Daarnaast is er sinds 2018 de GDPR regelgeving in voege gegaan. De organisatie is sowieso verplicht je een privacyverklaring te laten aftekenen, want ze verwerken je persoonsgegevens hetzij op papier, hetzij digitaal.

Wat staat in de informatienota of vrijwilligersovereenkomst?

Vaak wordt de informatieplicht en de privacyverklaring in 1 documentje gegoten, die je dan aftekent. Dit kunnen organisaties in Give a Day als een automatisch invulbare template implementeren om overeenkomsten te genereren. Hier in staat volgende informatie:

contactgegevens van de vrijwilliger
contactgegevens van de organisatie
het doel van de organisatie
de structuur (VZW, Lokaal bestuur,...)
discretieplicht en indien van toepassing de geheimhoudingsplicht
stelsel kostenvergoeding of geen kostenvergoeding (keuze van de organisatie)
afgesloten verzekeringen voor de vrijwilliger.
goedkeuring en linkje naar de privacyverklaring (online bv.)

Handtekenen kan dan gebeuren per SMS of op de klassieke manier via downloaden, printen, manueel tekenen en terug opladen.

Vlaams decreet vrijwilligerswet

Vrijwilligersorganisaties die erkend of structureel gesubsidieerd zijn onder het Vlaams departement Welzijn, Volksgezondheid & Gezondheid hebben extra verplichtingen waaronder een uitgebreidere verzekering, wederzijdse handtekenplicht en extra toe te voegen elementen in de vrijwilligersovereenkomst. Meer informatie over het Vlaams Decreet Vrijwilligerswerk.

Let op: we laten enkel de tijdsregistraties zien van het laatste jaar. Je kan oude registraties opsnorren door de eerste datum boven de tabel vroeger te zetten.