Hoe Give a Day werkt voor de platformbeheerder

Hier vind je verschillende stappen en informatie over hoe je als platformbeheerder aan de slag kan met Give a Day. Als spilfiguur van het centraal en gecoördineerd vrijwilligersbeleid, voorziet het platform voor jou als vrijwilligerscoördinator heel wat zaken om je op weg te helpen en te ondersteunen. Het platform is immers een tool om jou op een overzichtelijke manier te helpen bij uitwerken en het opvolgen van het vrijwilligersbeleid in jouw gemeente of organisatie. 

Toch nog niet gevonden wat je zoekt? Contacteer zeker je persoonlijke accountmanager bij Give a Day of stel je vraag via info@giveaday.be

1.2. Contacteer jouw vrijwilligers

Je kan je vrijwilligers digitaal of per post contacteren. Hieronder leggen we je uit hoe.

Digitaal:

• Selecteer de vrijwilliger(s) die je wenst te contacteren (vink de kruisjes aan in de tabel)
• Klik op 'Verstuur bericht' en selecteer of je je vrijwilliger(s) wil contacteren via e-mail of via SMS.
• Contact per e-mail? Vul de onderwerpregel en de inhoud van je e-mail aan. Klik tot slot op de knop 'Verstuur e-mail'.

TIP: maak gebruik van het toverstokje om dynamische velden in te voegen en je mail te personaliseren.

• Contact per SMS? Vul je boodschap aan in het invulveld en klik op volgende. Controleer vervolgens of je voldoende credits hebt en verstuur je SMS naar je vrijwilliger(s) met de knop 'verstuur SMS'.

Per post:

• Selecteer de vrijwilliger(s) waar je een brief naar wil versturen.
• Klik op het Exporticoontje (rechts bovenaan de tabel) en selecteer 'Genereer etiketten' .
• Selecteer het gewenste etiketformaat, alsook de gegevens die je op jouw etiketten wil plaatsen
• Klik op 'Genereer etiketten' om een afdrukbare PDF te ontvangen met de gewenste enveloppe-etiketten.

Tip! Wil je enkel je niet-digitale vrijwilligers per post contacteren, en de overige vrijwilligers digitaal? Maak dan gebruik van de filter 'digitaal' (met optie JA of NEE) om de niet-digitale vrijwilligers van de digitale vrijwilligers te onderscheiden.

Let op! Kies voor een unieke naam voor de organisatie. Kies niet voor een algemene naam zoals ‘jeugddienst’, maar wel voor een unieke naam zoals jeugddienst Antwerpen, jeugddienst Wevelgem… Er zijn immers heel wat verschillende jeugddiensten actief op Give a Day, dus iedere organisatie dient een unieke naam te hebben om verwarring te vermijden.

Ter info: De nieuwe organisatie krijgt automatisch een e-mail om de toevoeging aan de structuur te bevestigen. Zodra dit bevestigd is, heb je toegang tot de vrijwilligersadministratie, kostennota's, dossiers, vrijwilligersvacatures… van deze nieuwe deelorganisatie.

Ter info: Als het profiel van een beheerder op 'niet geactiveerd' staat, ga dan na of de persoon nog een profiel nodig heeft om een organisatie mee te beheren of verstuur de activatie e-mail opnieuw via 'kies een actie'.

Ter info: via de voorgaande stappen heb je enkel de link tussen de organisatie en de beheerder verwijderd. Het profiel van de beheerder op Give a Day blijft bestaan. Wil je een persoonlijk profiel definitief verwijderen van Give a Day? Stuur dan een e-mail naar privacy@giveaday.be en vermeld het e-mailadres van het profiel dat permanent verwijderd mag worden. 

Als platformbeheerder heb je een overzicht van alle vrijwilligers die ingeschreven zijn. De deelorganisaties behouden het overzicht wie van hun vrijwilligers al wel of niet gereageerd hebben voor het event.

Tip! Maak van jouw URL-link een QR-code, die je handig kan delen in je communicatie. Online vind je heel wat websites die gratis een QR-code genereren van een URL-link. Zo'n QR-code is heel handig om op jouw flyers en affiches te zetten, bijvoorbeeld wanneer je een publiek event organiseert. Zo gaat het inschrijven nog vlotter. Heb je offline communicatiemateriaal nodig? Raadpleeg onze catalogus hier.

Wijzigt de vrijwilligersvergoeding die jullie als organisatie toekennen? Wijzig dan ook jouw budgetcodes. Dit doe je door de budgetcode te selecteren en te kiezen voor de actie ‘wijzig budgetcode ’. Klik daarna op 'OK' om de wijzigingen op te slaan.

Een budgetcode terug verwijderen? Kies voor 'wijzig budgetcode' en vink het vakje 'deze budgetcode is actief' uit. Zo kan de budgetcode niet langer gebruikt worden. Contacteer vervolgens Give a Day om de budgetcode definitief te verwijderen.

Ter informatie. Hoe beslis je om een kostennota te laten ondertekenen of niet? In bepaalde gevallen is het ondertekenen verplicht, in andere gevallen is het niet noodzakelijk om de kostennota te ondertekenen.

Verplichte ondertekening

• Kostennota als betalingsbewijs voor boekhouding. In dit geval is het wel verplicht om een handtekening van de vrijwilliger op de kostennota te hebben.  
• Kostennota met verklaring op eer. Een vrijwilliger moet voor aanvang van het vrijwilligerswerk kiezen of er een terugbetaling volgt en via welk systeem. Binnen éénzelfde kalenderjaar moet de vrijwilliger altijd op dezelfde manier uitbetaald worden. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om aan een vrijwilliger die forfaitaire onkostenvergoedingen ontvangt een parkingticket terug te betalen. Als organisatie is dit moeilijk te controleren en wordt er vaak met een verklaring op eer van de vrijwilliger gewerkt. Deze verklaring op eer moet altijd ondertekend worden. Voeg je standaard aan de kostennota de verklaring op eer toe? In dit geval is een handtekening van deze kostennota verplicht.
• Kostennota betaling met cash geld. Wordt de vrijwilligersvergoeding uitbetaald met cash geld i.p.v. via bankoverschrijving (bijv. voor vrijwilligers die geen bankrekening hebben)? In dit geval moet de kostennota verplicht ondertekend worden door de vrijwilliger.

Niet-verplichte ondertekening

• Bij inspectie: nominatieve lijst van jouw kostenvergoedingen. In dit geval heb je een overzicht van alle kostennota’s nodig met vermelding van naam van de vrijwilliger, het vergoedingstype ( een reële of forfaitaire vergoeding), het rijksregisternummer, het totaalbedrag, bedrag (per dag) en datum. Deze informatie kan je eenvoudig uit de kostenmodule van Give a Day halen. Exporteer gewoon de lijst van kostennota’s naar Excel en maak een zip-bestand met alle PDF’s van de kostennota’s. 

Kostennota's raadplegen en exporteren

• Ga vervolgens naar ‘kosten’, tabblad ‘kostennota’s'
• Selecteer de optie 'data van de hele organisatiestructuur' om alle kostennota's van jouw koepelorganisatie te raadplegen.
• Filter de kostennota’s met de status ‘verwerkt’
• Klik rechtsboven op de exportknop van jouw boekhoudpakket. Deze export bezorg je aan de verantwoordelijke voor de uitbetaling, die deze kan inlezen in het boekhoudingsysteem.
• Wijzig de status van de geselecteerde kostennota’s van ‘verwerkt’ naar ‘betaald’ via de knop ‘kies een actie'. Dit doe je best om te vermijden dat er dubbele uitbetalingen zouden gebeuren.

Automatische koppeling met jouw boekhouding? Give a Day beschikt over een aantal integraties om de koppeling met de boekhouding automatisch te laten verlopen (momenteel is dit mogelijk met ARCO en Peppol). Zodra de kostennota is goedgekeurd, wordt deze dan automatisch doorgestuurd naar de boekhouding en is de kostennota klaar voor uitbetaling. Vragen hierover? Neem contact op met Give a Day jouw accountmanager of info@giveaday.be

IJe kan gebruik maken van dynamische velden voor de opmaak van jouw vrijwilligersdocument. Hiermee kan je bepaalde gegevens automatisch in je document genereren. Zo kan je het document eenvoudig personaliseren per vrijwilliger (persoonsgegevens, organisatie/dienst, type functie, type vergoeding...) zonder dat je dit handmatig hoeft te doen. Aan de hand van het toverstokje (rechts achteraan jouw opmaak-balk) kan je de gewenste dynamische velden toevoegen.

Als de template klaar is, kan je de template selecteren en via ‘Meer’ een PDF downloaden. Zo zie je meteen hoe het document er uitziet als het verstuurd wordt.

Tip! Heb je al een template aangemaakt en heb je een nieuwe gelijkaardige template nodig met een paar kleine aanpassingen? Dupliceer je bestaande template eenvoudig op volgende manier: selecteer de template > klik op 'meer' en kies voor 'dupliceren'. Dit bespaart je erg veel tijd. 

Ter informatie: Op zoek naar inspiratie voor een vrijwilligersovereenkomst? Hierbij een voorbeeld van vrijwilligersovereenkomst met vergoeding en een voorbeeld vrijwilligersovereenkomst zonder vergoeding

Automatische koppeling met jouw digitaal handtekensysteem? Je kan kiezen voor een automatische koppeling tussen Give a Day en jouw bestaande digitaal handtekensysteem. Zodra de vrijwilliger het document heeft ondertekend, stuurt Give a Day dit automatisch door naar jouw eigen handtekensysteem. Momenteel is dit al beschikbaar voor e-signflow. Vragen hierover? Neem contact op met Give a Day via jouw accountmanager of info@giveaday.be

Tip! Als platformbeheerder naar de vrijwilligers van verschillende (deel)organisaties mailen? Dit doe je als volgt: filter op 1 organisatie, selecteer al deze vrijwilligers, filter op een volgende organisatie, selecteer ook al deze vrijwilligers… tot je alle vrijwilligers van de deelorganisaties hebt geselecteerd die je wil contacteren.

Laat je inspireren! Voorbeelden van pagina’s kan je terugvinden bij o.a. stad Gent of stad Hasselt

Laat je inspireren! Voorbeelden van eigen banners vind je op het platform voor stad Antwerpen en gemeente Londerzeel . Het verhoogt de herkenbaarheid van jouw pagina en het vertrouwde gevoel van de bezoekers om verbonden te zijn met jouw lokaal bestuur

Ter info: Werkt jouw organisatie enkel via factuur en/of bestelbon, en niet met online betalingen? Plaats jouw bestelling van credits dan via jouw accountmanager bij Give a Day of via info@giveaday.be

Let op! Een uittreksel uit het strafregister mag niet verwerkt worden. Dit houdt de facto in dat je na controle het uittreksel meteen moet vernietigen. Stel dat iemand het per mail bezorgd, betekent dit zowel verwijderen van mail, downloads als verwijderen uit de verwijderde items. Indien aangeleverd op papier, dient deze versnipperd te worden.

We raden aan, om fouten te voorkomen, om de kandidaat-vrijwilliger te vragen het uittreksel strafregister te tonen tijdens het kennismakingsgesprek of voor de start van de eerste activiteit.

Meer info over wanneer je een uittreksel mag of moet opvragen en hoe je hier best mee aan de slag gaat lees je hier

Ter info: Als je jouw platform nog verder wil personaliseren voor jouw lokaal bestuur, kan je ook een eigen footer laten ontwikkelen. Zo heb je onderaan de pagina niet langer de vaste footer van Give a Day, maar een eigen HTML footer met je eigen inhoud, zoals bijv. contactgegevens of een sitemap. Voorbeelden hiervan zie je bij de stad Hasselt en stad Gent .